Conceptos de Gastos y Compras Operacionales

Descripción General

El submódulo de Conceptos de Gastos centraliza la parametrización de erogaciones no asociadas a bienes tangibles de inventario (arriendos, servicios públicos, seguros, asesorías jurídicas, honorarios, papelería y viáticos). Dirigido a Contadores y Jefes Administrativos. Asocia cada concepto a su cuenta de gasto correspondiente del PUC (clase 51 ó 52) y define las tarifas de retención aplicables para agilizar la causación en el módulo de compras y egresos.

Flujo Operativo

1. Acceso a la vista: Navega a /purchases/expenses-settings en el panel principal y pulsa el botón + Nuevo Concepto de Gasto.

2. Diligenciamiento del formulario:

   • Código del Concepto: Identificador corto (ej: GST-ARR-01, GST-SRV-PUB).
   • Nombre / Descripción: Denominación clara (ej: Arrendamiento de Oficinas Administrativas).
   • Cuenta Contable PUC (Gasto): Código contable de la cuenta clase 5 (ej: 512010 - Arrendamientos construcciones y edificaciones).
   • Cuenta de Contrapartida por Defecto: Cuenta por pagar o pasivo asociado (ej: 233540).
   • Tarifa de Retención en la Fuente Sugerida: Porcentaje normativo por defecto (ej: 3.5% para personas jurídicas).
   • Aplica IVA: Especifica si el concepto genera IVA descontable y la tarifa respectiva.

3. Ejecución y Confirmación: Haz clic en el botón Guardar Concepto. El sistema valida que la cuenta PUC sea de nivel auxiliar y confirma: "Concepto de gasto configurado con éxito".

Reglas de Negocio y Validaciones

• Exigencia de Cuentas Auxiliares: La cuenta PUC seleccionada debe ser una cuenta imputable (generalmente de 6 u 8 dígitos) y estar activa en el Plan de Cuentas.
• Uso Transversal: Los conceptos de gasto creados quedan disponibles tanto en la causación de Facturas de Compra como en los comprobantes de Egresos Directos de Tesorería.

Tabla de Estados y Acciones Permitidas

Estado	Descripción	Acciones Disponibles
Activo	Concepto disponible en los formularios de compras y egresos.	Asignar a facturas, actualizar tarifas sugeridas.
Inactivo	Concepto suspendido por cambio de política contable.	Consulta de histórico contable; no visible en nuevos formularios.

Restricciones Operativas

No es posible eliminar un concepto de gasto que ya haya sido utilizado en comprobantes contables o facturas causadas. En su lugar, debe desactivarse mediante el interruptor de estado.