Configuración de la Empresa Emisora

Descripción General

Este submódulo centraliza la ficha legal, fiscal y corporativa de la empresa titular del inquilino (Tenant). Dirigido a Representantes Legales, Gerentes Administrativos y Contadores. Establece los datos oficiales que se imprimirán en los encabezados de facturas electrónicas, cotizaciones, comprobantes contables y declaraciones tributarias.

Flujo Operativo

1. Acceso a la vista: Navega a Configuración General en el menú principal y selecciona la tarjeta Datos de Empresa.

   

2. Diligenciamiento del formulario (5 Bloques Operativos):

   • Bloque 1: Información Fiscal:
     • NIT / Identificación Tributaria (*): Ingrese el número de NIT sin espacios ni guiones en el campo principal y el Dígito de Verificación (DV) en la casilla independiente de 1 dígito.
     • Razón Social (*): Nombre legal completo de la sociedad registrado ante la Cámara de Comercio y la DIAN (ej: ITDYAINGENIERIA SAS).
     • Nombre Comercial: Nombre de fantasía o enseña comercial con la que se identifica el negocio.
     • Régimen Tributario: Selección del régimen tributario aplicable (Régimen Simplificado, Régimen Común / Ordinario, Régimen Especial).
     • Responsabilidades Tributarias: Selección múltiple mediante etiquetas chip de las obligaciones DIAN (R-99-PN: No responsable de IVA, O-13: Gran Contribuyente, O-15: Autorretenedor, O-23: Agente de Retención IVA, O-47: Régimen Simple).
     • Configuración Fiscal (Switches):
       • Responsable de IVA: Activa la facturación y cobro con tarifa de IVA.
       • Agente de Retención: Habilita la liquidación de retenciones en compras.
       • Autorretenedor: Declara la condición de autorretención de renta.

   

   • Bloque 2: Información de Contacto:
     • Correo Electrónico: Correo institucional oficial para notificaciones y facturación electrónica.
     • Teléfono y Celular: Teléfono fijo corporativo y línea móvil de atención comercial.
     • Sitio Web: Dirección web oficial de la organización.

   

   • Bloque 3: Dirección (Ubicación Física):
     • Dirección Completa: Domicilio fiscal y nomenclatura de la sede principal para impresión en documentos.
     • Ciudad, Departamento y País: Ubicación territorial y fiscal de la empresa.
     • Código Postal: Código postal oficial de la sede.

   

   • Bloque 4: Configuración Adicional:
     • URL del Logo: Enlace web público o en CDN a la imagen del logotipo corporativo para encabezados de facturas y comprobantes.
     • Slogan: Frase o lema institucional de la empresa.
     • Moneda (*): Moneda funcional del sistema para contabilidad y facturación (COP - Peso Colombiano, USD, etc.).
     • Empresa Activa: Switch general de operatividad del inquilino (deshabilitarlo desactiva operaciones globales).
     • Portal del Suscriptor / Autoservicio: Switch para habilitar el portal de autoservicio de clientes para consulta de facturas, estados de cuenta y radicación de PQRs (En Línea o En Mantenimiento).
     • Año Fiscal (*): Rango de fechas con selector de calendario para el inicio (Inicio del Año Fiscal) y cierre (Fin del Año Fiscal) del ejercicio contable anual.

   

   • Bloque 5: Facturación Electrónica:
     • Proveedor Tecnológico: Selección de la pasarela o software emisor autorizado por la DIAN (APIDIAN 2025, etc.).
     • Ambiente de Destino: Selección entre ambiente de Habilitación (pruebas) o Producción.
     • URL de la API (*) y Token de la API (*): Endpoint webservice y credencial de acceso para validación previa y transmisión electrónica.
     • ID de Set de Pruebas (DIAN) (*): Identificador alfanumérico suministrado por el catálogo de participantes de la DIAN para fase de pruebas.

   

3. Ejecución y Confirmación: Haz clic en el botón superior derecho Actualizar o presiona el atajo de teclado Ctrl + S. Para descartar cambios y regresar al panel de configuración, haz clic en Cancelar o presiona Escape. El sistema validará los campos obligatorios y confirmará la actualización exitosa.

Detalle Visual por Secciones

1. Información Fiscal

2. Información Contacto

3. Dirección

4. Configuración Adicional

5. Facturación Electrónica

Reglas de Negocio y Validaciones

• Consistencia con DIAN: El NIT y la Razón Social deben coincidir de forma idéntica con el Registro Único Tributario (RUT) para evitar rechazos en el motor de facturación electrónica.
• Dígito de Verificación Inmutable: Si el documento es NIT, el sistema valida que el DV corresponda exactamente con la serie de factores primos de ponderación [3, 7, 13, 17, 19, 23, 29, 37, 41, 43, 47, 53, 59, 67, 71].

Tabla de Estados y Acciones Permitidas

Estado	Descripción	Acciones Disponibles
Registrada Completa	Información fiscal validada y lista para operar.	Emisión de documentos electrónicos y comprobantes.
Pendiente Resolución	Falta cargar prefijo y resolución DIAN para facturación.	Operación restringida a cotizaciones y notas internas.

Restricciones Operativas

Una vez emitidos comprobantes contables y facturas electrónicas con un NIT determinado, el número de documento queda bloqueado para modificación con el fin de garantizar la integridad histórica y fiscal de la contabilidad.